Les tampons de société sont devenus un moyen facilitant l’organisation et faisant gagner du temps à une société grâce à leur facilité d’utilisation et les efforts qui nous évitent de devoir signer plein de documents. Vous êtes à la tête d’une entreprise, vous vous apprêtez à commander votre tampon de société et la question de savoir est-ce qu’il y a des mentions obligatoires à écrire dessus vous hante l’esprit ? Pas d’inquiétude! Nous allons répondre à votre questionnement à travers cet article, et vous munir d’informations supplémentaires pouvant être utiles.
Dois-on écrire des mentions légales dans le tampon de société?
Il n’est en aucun cas obligatoire, mais cela est quand même recommandé. Parfois, des partenaires ou des collaborateurs exigent la trace de votre tampon pour la validation et l’authentification des documents qui leur parviennent de vous.
Les documents administratifs ou commerciaux officiels d’une entreprise doivent comporter des mentions légales. Ces dernières sont définies dans le code du commerce à l’article R123-237. De ce fait, vous pouvez, si vous le souhaitez, ne pas mentionner cela sur vos documents de façon directe, et mettre cela dans votre tampon. Voici donc les mentions qui devraient y être :
nom du professionnel ou de son entreprise
l’adresse du siège social de l’entreprise
la forme juridique de la société (SA, SARL, EURL, SAS, SASU…etc.)
le capital social sous forme de montant
le numéro qui sert à identifier l’entreprise : SIREN, NAF ou code APE
la mention légale RCS
le numéro intracommunautaire de la TVA, si l’activité de l’entreprise s’étend à l’international
S’il s’agit de profession libérale comme dentiste, médecin généraliste ou spécialiste ou tout autre type de profession dans le domaine de la santé, d’autres informations devront être ajoutées également.
Pour les avocats par exemple, ces derniers pourront mentionner la spécialité de droit qu’ils exercent.
Les documents sur lesquels doivent figurer les mentions légales
Que vous optez d’inscrire les mentions légales de façon classique ou à travers un tampon, voici les documents sur lesquels elles doivent se trouver :
récépissés et correspondances
factures de la société
bons de commande
prix et tarifs
documents officiels
Acquérir un tampon de société de bonne qualité
Trouver des entreprises qui vous font des tampons de société à des prix très abordables est facile. Cependant, pour en recevoir un d’une certaine qualité (car c’est important) n’est pas simple.
Le tampon de votre entreprise n’est pas là pour décorer vos documents. C’est une preuve de professionnalisme de votre part, et il permet de garder une bonne image de votre société et accroître sa notoriété. La société France Tampon en propose des modèles de qualité personnalisables pour maximum 50 €.
Vous avez un large choix de caractéristiques de votre tampon, le choix du nombre des lignes par exemple, la police d’écriture et même y poser votre logo (et on vous le conseille d’ailleurs). Vous pouvez dans leur site web concevoir votre tampon et le commander.
Il est à noter que la taille du tampon est quelque chose à prévoir, c’est pour cela qu’il est préférable d’abord de savoir tout ce que l’on va mentionner sur celui-ci, pour ensuite choisir la forme et la taille correspondantes.
Les tampons encreurs par type
On trouve le tampon classique en bois accompagné d’un coussin à encre. Il y a aussi le tampon avec une cassette d’encrage intégrée qui recharge l’encre de façon automatique. On peut parler de tampon à date ou dateur pour mentionner le jour et le mois, par exemple où telle chose a été livrée ou vendue.
Le tampon à numéro s’ajoute à ses confrères. Ce dernier sert à numéroter les pages d’un document (un contrat). Sans oublier les tampons à poche et les tampons à expression standard. Il y a même des tampons de fidélité.
L’encre du tampon
On a constamment besoin d’encre car le tampon en consomme, d’autant plus qu’on l’utilise plusieurs fois dans la journée. En ce qui concerne le coussin qui vient avec l’encreur en bois, on peut soit le changer soit lui recharger l’encre. Pour ce qui est des tampons à cassettes, celles-ci devront être changées.
L’empreinte peut être également changée, si elle ne remplit plus sa fonction de manière convenable. La couleur bleue est conseillée pour les encres, car elle permet d’identifier les documents. originaux parmi les copies.
À quoi sert un tampon de société ?
Nous venons de vous dévoiler les mentions indispensables que vous devez faire figurer sur un tampon classique. Nous n’allons donc pas revenir sur ce point. Par contre, vous pouvez vous poser la question de l’utilité de votre tampon. À quel moment pourra-t-il vous servir ? Nous allons vous important des éléments de réponses.
Dans le cas d’un tampon classique, celui-ci va vous permettre d’identifier votre entreprise sur l’ensemble de vos documents administratifs. Votre identification peut aussi vous être demandée pour la réception de vos colis et de vos courriers. Cela sera également le cas, dans le sens inverse, si vous envoyez des courriers professionnels. En effet, pour bénéficier de tarifs privilégiés par la Poste, vous serez dans l’obligation d’apposer votre tampon sur l’enveloppe.
Un tampon peut également vous permettre de gagner du temps, en faisant apparaitre des informations importantes sur les documents que vous transmettez à vos clients, dans le cadre de votre entreprise. C’est notamment le cas, des tampons encreurs :
- payé ou facture acquittée
- conforme à l’original
- à régler le
C’est également le cas pour vous faciliter la gestion des papiers. Il suffit d’évoquer les tampons numéroteurs (pour retrouver un document rapidement), les tampons « à archiver », « à détruire », « à envoyer » ou encore « saisi le » pour ne pas tous les citer.
Ce matériel peut aussi vous permettre de réduire le nombre d’erreurs. Nous pouvons évidemment vous reparler du tampon numéroteur, qui vous permettra d’avoir une continuité dans les dossiers, sans avoir de loupé. C’est également le cas du tampon dateur, si vous devez marquer la date sur plusieurs pages et plusieurs fois dans la journée.
Voilà pour les tampons que vous rencontrez le plus régulièrement dans les nombreuses administrations et entreprises autour de vous. Maintenant, vous pouvez aussi avoir besoin d’un tout autre type de tampon. Vous serez concerné si vous avez une boutique et que vous désirez proposer des cartes de fidélité à vos clients. Le tampon va vous servir à identifier le nombre de passages ou d’achats à chaque passage en caisse de toute votre clientèle.
Comme vous le voyez, vous pouvez avoir un besoin au quotidien, et même, multiple. Il ne serait pas étonnant que vous possédiez plusieurs modèles de tampon pour palier à toutes situations. Sachez également qu’il existe des formats de poche, si vous êtes régulièrement en déplacement (salons professionnels, conférences, démarchages commerciaux, …).